Приложение 19
к Учетной политике для целей бухгалтерского учета
Положение об использовании простой электронной подписи для внутреннего
электронного документооборота в
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение об использовании простой электронной подписи для внутреннего
электронного документооборота в (далее - Положение) является локальным нормативным актом)
и определяет порядок и условия работы сотрудников с электронными документами в
Информационной Системе (далее – ИС), непосредственно связанными с их трудовой
деятельностью, с применением простой электронной подписи (далее - ПЭП).
1.2. Участниками электронного взаимодействия на условиях, определенных настоящим
Положением, являются сотрудники учреждения, подписавшие уведомление об ознакомлении с
Положением. Подписание сотрудником учреждения уведомления равнозначно присоединению к
соглашению об участии во внутреннем электронном документообороте с использованием ПЭП на
условиях настоящего Положения в соответствии со ст. 428 Гражданского кодекса РФ ("Договор
присоединения").
1.3. Реализация определенных настоящим Положением условий применения простой электронной
подписи обеспечивает придание юридической силы внутренним электронным документам
Организации в ИС, требующим личной подписи сотрудника, и операциям с ними.
1.4. Наличие ПЭП обеспечивает внутренним электронным документам в ИС: • подлинность подтверждение авторства документа; • целостность - документ не может быть изменен после
подписания; • не отрицание авторства (неотрекаемость) - автор не может отказаться от своей
подписи.
1.5. Для подписания электронных документов в ИС используется простая электронная подпись информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной
форме (подписываемой информации, документу в электронном виде) или иным образом связанная
с такой информацией, и которая используется для определения лица, подписывающего
информацию.
1.6. В качестве публичной части ключа ПЭП используется уникальное имя учетной записи,
применяемое для авторизации пользователя в ИС. В качестве конфиденциальной части ключа
ПЭП используется пароль к учетной записи.
1.7. Изготовление (генерацию), выдачу и регистрацию в ИС указанных в п.1.6 имен пользователей
и паролей осуществляет главный бухгалтер
1.8. Пароль пользователя ИС может быть изменен его владельцем в любой момент после
авторизации в ИС. Рекомендуется изменять пароль не реже одного раза в три месяца. Для
снижения риска подбора пароля и несанкционированного использования другим лицом ключа
электронной подписи рекомендуется не задавать пароли, использованные ранее.
2. Термины и определения
В данном Положении используются следующие термины и их определения:

2.1. Владелец простой электронной подписи - сотрудник учреждения, подписавший уведомление
об ознакомлении с настоящим Положением и использующий имя пользователя и пароль для
авторизации в ИС;
2.2. Внутренний электронный документ (далее - Документ) - документ одного из типов
документов, созданный в ИС в электронной форме и подписанный электронной подписью
сотрудника (электронными подписями сотрудников) учреждения;
2.3. Ключ электронной подписи - уникальная последовательность символов, предназначенная для
подтверждения с использованием средств ИС подлинности ПЭП в Документе;
2.4. Реестр выданных ключей электронной подписи - хранящийся в ИС список уникальных
последовательностей символов, содержащихся в выданных пользователям именах учетных
записей и паролях;
2.5. Реестр отозванных ключей электронной подписи - хранящийся в ИС список пользователей
ИС, ключи электронной подписи которых к моменту обращения к данному реестру были
отмечены как недействительные;
2.6. Простая электронная подпись (ПЭП) - информация в электронной форме в ИС, возникающая в
момент выполнения владельцем электронной подписи команды подписания Документа в
интерфейсе ИС, подтверждающая подлинность Документа и/или факт ознакомления владельца
ПЭП с Документом, которая взаимно однозначно связывается с Документом и владельцем
подписи;
2.7. Штамп ПЭП - визуальная отметка об электронной подписи, включающая реквизиты ПЭП,
которая автоматически создается средствами ИС при открытии (визуализации) документа,
подписанного ПЭП, в интерфейсе ИС; время формирования ПЭП отображается в штампе по
часовому поясу пользователя ИС;
2.8. Обработка электронного документа - действия пользователя ИС с электронным документом
средствами ИС, включая, но не ограничиваясь: создание, проверка, подписание ПЭП,
информирование другого пользователя ИС о документе, подтверждение получения, ознакомление,
создание копии на бумажном носителе, отклонение, удаление.
3. Обеспечение юридической силы внутренних электронных документов
3.1. Жизненный цикл Документа в ИС включает: создание и прочие действия по его обработке,
отражение в учете, а также хранение в ИС. ИС обеспечивает регистрацию действий пользователей
с Документом (логирование) в течение жизненного цикла.
3.2. Все владельцы ПЭП признают равнозначность своей ПЭП собственноручной подписи на
бумажном носителе.
3.3. Создание ПЭП в ИС инициируется соответствующим действием владельца ПЭП, т.е. не
выполняется автоматически или незаметно для владельца. 3
.4. Полномочия владельца ПЭП, подписавшего Документ, подтверждаются в момент подписания
Документа в ИС автоматически по положительному результату следующих проверок: •
соответствующий пользователь авторизован в ИС, • соответствующий ключ электронной подписи
включен в реестр выданных ключей электронной подписи, • соответствующий ключ электронной
подписи отсутствует в реестре отозванных ключей электронной подписи.

3.5. Время формирования электронной подписи фиксируется средствами ИС по гринвичскому
времени (UTC+0).
3.6. Внутренние электронные документы подписанные ПЭП, признаются в учреждении равными
по юридической силе документам на бумажных носителях, заверенным собственноручной
подписью.
3.7. Пользователи ИС признают, что визуализация штампа ПЭП при демонстрации Документа в
интерфейсе ИС, выполненная средствами ИС, является неоспоримым подтверждением факта
подписания документа соответствующим владельцем ПЭП (подлинность и неотрекаемость).
3.8. Хранение Документов осуществляется путем записи сведений о Документах в архив
электронных документов, который является частью ИС.
3.9.Учреждение обеспечивает техническими и организационными мерами защиту от
несанкционированного доступа и преднамеренного уничтожения и/или искажения сведений о
Документах в архиве электронных документов ИС, а также гарантирует подтверждение авторства
документа, подписанного ПЭП автора, в том числе путем утверждения поименного ограниченного
списка лиц, имеющих расширенные (административные) права доступа к архиву электронных
документов ИС.
3.10. Документы хранятся в ИС в том формате, в котором они были созданы. Срок хранения
Документов и сведений о Документах не может быть менее 3 (трех) лет и определяется в
соответствии с локальными нормативными актами Организации или ее структурных
подразделений.
3.11. Копия электронного документа может быть изготовлена (распечатана) на бумажном носителе
средствами ИС и заверена собственноручной подписью владельца ПЭП, либо членами комиссии,
включающей в себя как минимум руководителя учреждения и лицо, имеющее расширенные
(административные) права доступа к архиву электронных документов ИС. Копия электронного
документа на бумажном носителе должна содержать визуализацию штампа (штампов) ПЭП,
подтверждающую, что оригинал Документа подписан ПЭП. Аутентичность электронного
документа и его копии на бумажном носителе обеспечивается средствами ИС.
4. Права, обязанности и ответственность владельца электронной подписи
4.1. Владелец ПЭП имеет право: • обращаться к Ответственному за техническую поддержку ИС
для аннулирования (отзыва), приостановки (возобновления) действия принадлежащего ему ключа
электронной подписи; • в случае необходимости замены, восстановления ключа электронной
подписи обратиться к Ответственному за техническую поддержку ИС с соответствующей
просьбой и получить новый ключ электронной подписи; • обращаться к руководству учреждения
для разбора конфликтных ситуаций (споров), возникающих при применении ПЭП в ИС.
4.2. Владелец ПЭП обязан: • вести обработку внутренних электронных документов в ИС в
соответствии со своими должностными обязанностями; • принимать все возможные меры для
предотвращения несанкционированного использования своего ключа электронной подписи; • ни
при каких условиях не передавать ключ электронной подписи другим лицам; • при компрометации
своего ключа электронной подписи незамедлительно обратиться к Ответственному за
техническую поддержку ИС для приостановки действия принадлежащего ему ключа электронной
подписи.
4.3. Владелец ПЭП несет личную ответственность за сохранность своего ключа электронной
подписи и его защиту от несанкционированного использования.

5. Технология применения средств ПЭП в ИС
5.1. Для применения ПЭП в ИС владельцу ПЭП необходимо авторизоваться в ИС с
использованием публичной и конфиденциальной частей ключа ПЭП (имя пользователя и пароль).
Подписание Документа выполняется путем нажатия на кнопку "Подписать" в интерфейсе ИС.
5.2. Информация обо всех выданных пользователю ключах электронной подписи, датах получения
и прекращения их действия (изъятия) хранится в ИС постоянно.
5.3. При прекращении у сотрудника учреждения должностных обязанностей по обработке
внутренних электронных документов с использованием ПЭП или при увольнении сотрудника его
ключ вносится в реестр отозванных ключей электронной подписи Ответственным за техническую
поддержку ИС. С момента внесения ключа в реестр отозванных ключей электронной подписи все
последующие Документы, подписанные этой ПЭП, не считаются подписанными надлежащим
образом, т.е. подписью, равнозначной собственноручной.
6. Заключительные положения
6.1. Настоящее Положение вступает в силу с даты утверждения.
. 6.3. Документы, созданные в ИС и подписанные ПЭП в соответствии с настоящим Положением,
признаются юридически значимыми с даты утверждения Положения